Wizytówka dla organizatora wydarzeń: brief, galeria realizacji i kontakt do producenta

Wizytówka dla organizatora wydarzeń i agencji eventowej: zapytanie z datą, liczbą gości i budżetem, galeria realizacji i kod QR na kolejne sezony.

Opublikowano: 2026-10-09

Wizytówka dla organizatora wydarzeń powinna zamienić krótką rozmowę w brief: datę, miasto, liczbę gości i budżet. Wzór QRProfile dla agencji eventowych ma główny przycisk „Zapytaj o termin wydarzenia”, galerię zrealizowanych wydarzeń, listę tego, co organizujesz, i formularz, który od razu prosi o te dane. Klient otwiera wizytówkę kodem QR w przeglądarce, bez aplikacji.

Czego klient agencji eventowej szuka na wizytówce organizatora?

Dział HR, który planuje wyjazd integracyjny, albo zarząd przygotowujący jubileusz firmy nie kupują ulotki. Kupują spokój: chcą zobaczyć, że zrobiłeś już podobne wydarzenie, i szybko sprawdzić, czy masz wolny termin. Dlatego wizytówka organizatora jest ułożona inaczej niż wizytówka handlowca na stoisku — mniej o firmie, więcej o realizacjach i o tym, co trzeba podać, żeby dostać koncepcję.

Firmy, które same wystawiają się na targach i zbierają kontakty przy stoisku, mają inne potrzeby. Opisujemy je na stronie wizytówki na targi i eventy i w poradniku networking na targach.

Co powinna zawierać wizytówka organizatora wydarzeń?

Wizytówka organizatora zawiera przycisk zapytania o termin, kafelki z galerią i kontaktem, formaty wydarzeń z ceną jako tekstem, zdjęcia realizacji i dane producenta.

• Główny przycisk „Zapytaj o termin wydarzenia” z dopiskiem „Konferencje, gale, imprezy firmowe” — prowadzi do Twojej strony z ofertą albo do formularza na wizytówce.
• Kafelki — „Zrealizowane · Galeria”, „Zadzwoń · Szybka wycena”, „E-mail · Brief wydarzenia”, „Kulisy · Instagram”. Możesz mieć do sześciu; każdy to link, który ustawiasz sam.
• „Co organizujemy” — formaty z ceną jako tekstem: „Konferencja firmowa · od 25 000 zł”, „Gala i jubileusz · wycena indywidualna”, „Wyjazd integracyjny · od 400 zł / os.”. To przykładowe kwoty z fikcyjnej wizytówki „Scena Eventy”; wpisujesz własne albo samą „wycenę indywidualną”.
• „Ostatnie wydarzenia” — do sześciu zdjęć z podpisem i linkiem do pełnej relacji. Pokazuj realizacje, na których publikację klient się zgodził.
• Producent z imienia i nazwiska — zdjęcie i rola, np. „Producentka wydarzeń”. Klient chce wiedzieć, kto odbierze telefon w dniu wydarzenia.
• Zapisz kontakt i media społecznościowe — vCard z numerem producenta oraz ikony Instagrama i Facebooka.

Przykładowa wizytówka „Scena Eventy” (dane fikcyjne) ma śliwkowy akcent, eleganckie nagłówki i zaokrąglone przyciski — styl, który pasuje do gal i konferencji. Kolory, logo i czcionki zmienisz na barwy swojej agencji.

Jak sprawić, by pierwsza wiadomość od klienta była zarysem briefu?

W agencji najwięcej czasu zjadają wymiany wiadomości w stylu „a na ile osób?”, „a w jakim mieście?”. Formularz w tym wzorze ma tytuł „Masz datę i pomysł?”, podtytuł „Opisz wydarzenie — wrócę z koncepcją” i podpowiedź w polu tematu: liczba gości, miasto, budżet. Klient, który wypełni go po rozmowie przy kawie, wysyła Ci coś, od czego da się zacząć wycenę.

Zapytanie trafia do skrzynki w panelu QRProfile i do powiadomienia e-mail. Kafelek „Brief wydarzenia” możesz skierować na adres, na który klienci przysyłają dłuższe opisy z załącznikami, a „Szybka wycena” — prosto na telefon. W statystykach wizytówki (od planu Individual) widzisz, ile osób ją otworzyło i skąd przyszły: z kodu QR, ze stopki e-mail czy z linku w ofercie.

Jak zmienić ofertę sezonową bez wymiany kodu QR?

Kod QR wydrukowany na materiałach agencji krąży latami: w teczkach klientów, w folderach z ubiegłorocznej gali, w notatkach działów HR. Treść wizytówki zmieniasz w panelu QRProfile, a kod prowadzi ciągle pod ten sam adres:

• Sezon — we wrześniu dopisujesz do „Co organizujemy” wigilie firmowe, w lutym zamieniasz je na wyjazdy integracyjne i pikniki.
• Nowa realizacja — po wydarzeniu wymieniasz jedno ze zdjęć w „Ostatnich wydarzeniach”, gdy tylko klient zatwierdzi publikację.
• Nowy zakres — zaczynasz robić wydarzenia hybrydowe albo wyjazdowe za granicą; dopisujesz to w podtytule i w liście usług.
• Nowy numer lub biuro — kolejne zapisy kontaktu mają już nowe dane.
• Szczyt sezonu — dopisujesz, od kiedy przyjmujesz nowe zapytania, zamiast zostawiać klientów bez odpowiedzi.

Jeśli chcesz wyróżnić jedną ofertę paskiem na wizytówce, potrzebny jest baner promocyjny: w planie Business albo w pakiecie Brand Pro dla planu Individual.

Gdzie organizator wydarzeń może umieścić kod QR?

Organizator umieszcza kod QR na identyfikatorach zespołu, w prezentacji koncepcji i ofercie PDF, w podziękowaniu po wydarzeniu, na targach i w stopce e-mail.

• Na identyfikatorze producenta i koordynatorów w dniu wydarzenia — dyskretnie, pod nazwiskiem albo z tyłu. Wśród gości bywają przyszli zleceniodawcy.
• Na ostatnim slajdzie prezentacji koncepcji i w ofercie w PDF wysyłanej klientowi.
• W podziękowaniu po wydarzeniu i w podsumowaniu realizacji.
• Na stoisku branżowych targów i spotkań z dostawcami — tu przyda się tryb wydarzenia (od planu Individual), który oznacza zebrane kontakty nazwą targów. Przykład z praktyki: kod QR na stoisku targowym.
• W stopce e-mail całego zespołu.

Na materiałach dla gości kod organizatora powinien być drugoplanowy — to wydarzenie klienta, nie Twoja reklama. Ustal to wcześniej z zamawiającym.

Na wydarzeniach z zagranicznymi gośćmi przyda się wersja angielska: od planu Individual wizytówka ma przełącznik PL/EN, a opisy formatów i podpisy realizacji wpisujesz w obu językach. Gdy po gali ktoś podchodzi z pytaniem o podobne wydarzenie w swojej firmie, nie musisz szukać długopisu — po „Zapisz kontakt” może zostawić swoje dane w wymianie kontaktów, a Ty znajdziesz je w panelu następnego dnia, razem z oznaczeniem wydarzenia, jeśli włączyłeś tryb wydarzenia.

Jak prowadzić wizytówki kilku producentów w jednej agencji?

Agencja, w której pracuje kilku producentów i koordynatorów, prowadzi ich wizytówki w planie Team: wspólne logo i kolory, role z ustawionymi sekcjami, import listy osób z Excela i zapytania całego zespołu w jednym panelu. Gdy ktoś odchodzi, jego wydrukowany kod QR może prowadzić do strony po odejściu z kontaktem do agencji, zamiast do pustej strony. Klient, który latami trzymał w teczce wizytówkę jednego producenta, nadal trafi do Was, a nie do konkurencji. W planie Team każdy członek zespołu ma też dostęp do własnego konta, w którym sam poprawi zdjęcie czy numer. Aktualne ceny planów są w cenniku.

Najczęstsze pytania